云市场

产品文档

云市场

帮助中心 > 产品文档 > 云市场 > 京东云PLUS企业云盘帮助文档

京东云PLUS企业云盘

什么是京东云PLUS企业云盘?

京东云PLUS企业云盘是一款企业级的服务,它支持将企业、部门或团队将文档集中管理,提供安全保障,以及协作和搜索功能。

产品功能概览

1、组织文档结构

支持无限层次的文件夹和子文件夹结构。

支持对档案柜、文件夹、文档进行安全设置,权限级别包括:最高控制、修改、阅读等。安全设置可以继承到子文件夹。

2、批量文档上传、下载

可以将多个文档或文件夹一并上传到京东云PLUS企业云盘系统中。也可以将多个文档或文件夹一并下载,一次性的下载一个文件夹以及子文件夹下的文档,并保持文件夹结构不变。

3、跨浏览器访问

京东云PLUS企业云盘支持用户对浏览器的多元化选择,支持IE10+、谷歌Chrome、Firefox、苹果Safari、360等主流的浏览器。

4、移动端界面

移动端界面京东云PLUS企业云盘 Lite支持用户通过移动终端(智能手机或平板电脑)随时随地访问、搜索和共享企业文档。

5、用户权限设置

支持非专业人员的管理员权限,不再由IT人员进行集中的权限管理。京东云PLUS企业云盘支持为各个组织指派管理人员,委托他们进行管理。管理员端登陆界面只能对系统进行配置、增减用户、功能设置;管理文档需登录文档管理界面。

6、细粒度的文档访问控制

京东云PLUS企业云盘系统可以控制所有的对于文档的操作权限,可针对文档柜、文件夹、甚至单个文档分配权限;可为其设置不同的安全级别,例如:最高控制、修改、阅读、可见。

可按照公司的组织结构,为用户分组,成组分配权限,简化权限的分配和管理。系统也支持直接针对个人授权。

7、文档权限有效期

支持权限的自动回收机制,文档的管理者可针对文档的具体情况设定权限过期日期,到期系统会自动将权限回收。

8、防下载、防拷贝 - 文档播放器 (京东云PLUS企业云盘 Viewer)

通过使用京东云PLUS企业云盘文档播放器可禁止用户下载,编辑,打印,拷贝文档。由于用户通过京东云PLUS企业云盘文档播放器访问文档,而不是客户端应用软件,从而避免受保护的信息意外遗留在客户端设备上,控制企业机密文档的扩散。Viewer 支持常见文档格式,如word、excel、PPT、pdf、jpeg等。

9、安全搜索

京东云PLUS企业云盘强大的文档检索功能和权限设置严密挂钩,检索结果和用户权限匹配,对没有阅读权限的文档即使文档存在也搜索不出。

10、安全分发-文档内部分享

京东云PLUS企业云盘推荐以文档安全链接的形式在同事间分享文档,这不仅可以减少网络传输量,而且更加安全。用户复制文档链接,将其嵌入到邮件或文档,发送给其他用户。

当接收到的人点击文档链接时,系统会对用户的权限进行校验,提供与之对应的允许操作,如阅读、编辑等,同时系统会在访问日志中记录该用户的操作。

11、安全分发-文档外部分享

京东云PLUS企业云盘支持对系统外的非用户分享文档。您可以设置文档分享的有效期、允许下载或打印的次数,以及是否需要密码。把文档链接和密码通过QQ、Email等方式分享给您的好友,并随时查看日志,了解文档的使用情况,比如对方是否下载或打印了文档,您还可以搜索日志或随时关闭已经发送的链接。

12、限制登陆地点

根据IP地址控制方式,用户登陆地点甚至可以被限制在某个办公室内,或是特定的互联网来源。

13、限制客户端程序登录数量

为了保证登陆账号的唯一性,京东云PLUS企业云盘系统对客户端登陆系统的数量进行了限制,不允许同一账号在不同地点同时登陆。使用同一账号最新登陆的机器将会覆盖早期登陆的机器,早期登陆的客户端将无法继续使用京东云PLUS企业云盘系统。

14、防错误删除 – 回收站机制

京东云PLUS企业云盘系统提供回收站机制,任何文档或其它信息被删除的时候都首先进入回收站中,直到清空回收站时才真正被删除,有效减少由于用户误操作造成的信息损失。

15、操作追溯 – 完整文档访问日志

京东云PLUS企业云盘自动记录完整的审计线索历史,随时记录系统中每个用户进行的所有操作,包括操作者、操作日期及时间以及操作行为。

16、数据完整性 – 文档版本管理

所有文档阶段性的历史版本都将存档起来,供将来查阅。京东云PLUS企业云盘支持高级的版本管理功能,包括版本回滚、文档同步等功能。

17、文件格式管理

每一份上载到京东云PLUS企业云盘的文件,系统都会自动转化一份PDF文件,用户可以下载文件的PDF格式,起到防篡改,防扩散的目的。

18、版本管理

对文档有访问权的多个用户能同时编辑文档。系统会保存各个版本,而用户双击打开的始终是最新的版本。

一个文档可以对应多个版本,不必再依靠命名文档标题来区分版本。

协助维护多个版本的文档,不限制版本数。

19、文档签入/文档签出 (锁定/解锁)

文档更新时,用户可对文档加锁,签出后,其他人无法对文档进行更新操作,避免其他用户进行更新操作。

20、格式管理 (Rendition Management)

系统可将内容相同但格式不同的文档作为一个文档来管理。

也可以根据需求输出不同格式的文档,例如将word文档转换成pdf格式文档。

21、多文档引用、链接管理

京东云PLUS企业云盘能够将文档与相关文档、图纸及附件进行连接管理,比如研究报告和参考文献之间建立连接,易于用户找到相关信息。

22、文档订阅

京东云PLUS企业云盘为用户提供了主动获取知识的便捷方式。用户可对自己所关心的知识进行订阅,当其他组员对被订阅的知识资料有任何新的贡献时,系统会自动发出通知。

23、与团队成员交流 – 基于文档的线程化讨论

关于内容而形成的讨论与内容本身同样重要。使用讨论及意见,京东云PLUS企业云盘使您的团队能够轻松保留关于任何文档的有价值的讨论。

24、文档预览

直接在浏览器中预览word、PPT、PDF等格式的文件,用户不必安装相应的桌面编辑软件。

此功能简化了文档的下载、打开的繁琐(耗时)过程,方便文档的查看。

预览还可以有效的防止下载、拷贝和打印。

25、高级内容组合方案 - 活页夹

用户可以基于主题、项目将不同形式的内容通过文档捆绑集(活页夹)进行高级内容分组。例如:当共享一个项目活页夹时,负责人可以将在京东云PLUS企业云盘里有关的文档、文件夹放到一个“xx项目活页夹”里,然后将活页夹共享给相关人员,达到高效共享的效果。当原数据更新时,活页夹里的内容也将自动更新。

26、文档流程

可以使用“文档流程”进行文档的传阅、审批、借阅。适用于ISO体系文档审批、图纸审批、公文审批发布,以及日常事务审批等。

27、知识目录浏览

京东云PLUS企业云盘协助企业科学的、规范的存储知识,可按主题层级快速找到自己所需的知识。每个层次都针对更精细、更集中的内容。“知识树”支持无限层次的文件夹和子文件夹结构。 ­

28、元数据管理

京东云PLUS企业云盘具有强大的元数据管理的功能。在文档保存到知识库里时,系统将自动获取文档的标题、描述、作者、创建时间、修改时间,分类等各种元数据。这些文档的属性信息是对文档的补充说明,同时这些信息也可以用于文档的搜索。在这些常规元数据的基础上,京东云PLUS企业云盘还提供了可扩展、可重复利用的元数据管理功能。用户根据实际需求自定义文档属性,在后台设定元数据之后,再将元数据关联到文档上。可根据元数据设定搜索条件,更快、更准确地找到信息。

29、文档索引卡 – 领先的元数据管理模型

企业可根据业务设置文档类型,关联多个元数据,例如销售合同、财务报表、研究报告、客服跟踪表。一个类别为“合同”的文档可以包括“业主”、 “合同金额”、 “项目代码”和“项目日期”等元数据(文档属性),当最终用户上传文档的时候,可以选择“合同”索引卡模板并填入各个属性的值。在完成索引之后,用户可以基于这些属性进行搜索。

30、关键字查询、全文检索

京东云PLUS企业云盘提供多种搜索手段,对文档进行模糊查询、精确查询、索引卡查询。

京东云PLUS企业云盘的搜索结果可以根据企业需求定制多种显示形式:

1. 快照方式显示 – 便于根据内容快速定位

2. 基于访问控制的文档列表 – 安全查询

检索功能和权限设置严禁挂钩,检索结果和用户权限匹配,对没有阅读权限的文档即使文档存在也搜索不出。

3. 带有部分访问控制的检索 – 便于知识借阅

检索结果显示所有相关的文档,但是没有相关阅读权限,即使知道文档的存在也打开不了文档。

31、知识类型检索

京东云PLUS企业云盘还人性化地提供了自定义搜索功能,在用户上传文件时进行分门别类,诸如销售合同、财务报表、研究报告、客服等多种属性,在精确查找的结果上力求精益求精。

索引卡检索

32、标签

创建标签,为文档添加标签。

33、知识资源的统计分析

通过创建人员、创建时间、文档类型、位置、状态等的分析,可获得如下信息:

Ÿ 员工的知识贡献度,可激励知识贡献

Ÿ 用户访问情况的分析

通过各个时间段、各用户对知识库各个部分的访问情况的分析,获得:

Ÿ 哪些文档受欢迎

Ÿ 哪些人员经常使用文档等信息

34、组织管理

京东云用户生成订单后,企业云盘自动为其开通组织工作区,组织名称为“XXX的工作区”,“XXX”为用户ID,该用户是其组织的企业云盘管理员。企业云盘管理员可免登,即从京东云一键进入企业云盘。

企业云盘管理员账号首次登录默认进入管理员界面。

这是首次登录界面,企业云盘管理员可编辑组织名称。

组织管理员可新建用户。

修改设置。

点击“管理文档”进入用户界面。

35、文档管理

企业云盘管理员可从组织管理界面直接跳转致用户界面。

一般用户需要从企业云盘首页登录。

在首页挂载用户手册和移动端二维码。

管理员账号可点击“组织管理”跳转到组织管理界面。其他用户不显示这个链接。

用户点击“文档”进入到文档列表界面。

36、时间、容量限制和续费提示

企业云盘根据京东云市场传递过来的参数,限制每个组织的容量和使用期限。

企业云盘到期前1个月或存储空间已使用80%,系统在企业管理员的组织管理界面和文档管理界面弹出提示,点击提示可跳转到京东续费界面。

常见问题

1、为什么不能登陆?

不能登陆的情况很多,常见情况如下:

A、 密码输入错误。请联系组织管理员重设密码。

B、 账户过期。请组织管理员及时续费,建议组织管理员留意相关提示,尽量在云盘到期前续费。

C、 网络或云盘故障。

2、支持哪些浏览器?

支持IE10+、谷歌Chrome、Firefox、苹果Safari、360等浏览器。

3、为何有些文件我看不到?

文件、文件夹的权限设置导致了上述情况。如果需要查看相关文档,请联系您的组织管理员更改设置,或者请其他同事使用“对外分享”将文件分享给您。

4、在手机上是否可以使用企业云盘?

可以。用点击首页左上的“手机云盘”,用手机扫描二维码,即可访问手机云盘。您可以收藏网址,以备后续使用

更新时间:2019-02-01 17:59:21